Ce préparer pour la loi 25, une étape a la fois!
Étape 1:
Étape 2:
Étape 2:
Nommer une personne responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP). Par défaut, il s'agit du rôle de la plus haute autorité de l’organisation.
Étape 2:
Étape 2:
Étape 2:
Publier les coordonnées du RPRP sur le site web de l'organisation, par exemple sur la page contact.
Étape 3:
Étape 2:
Étape 3:
En cas d’incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel (accès, utilisation ou communication non autorisé·e par la loi d'un RP ou perte d'un RP) : Tenir un registre d'incidents de confidentialité et en cas de risque de préjudice sérieux (atteinte à la réputation, au dossier de crédit, perte financière ou d'emploi, vol d'identité...), communiquer les incidents de confidentialité à la
Commission d'accès à l'information du Québec.
Étape 4:
Étape 4:
Étape 3:
Faire l’inventaire des renseignements personnels détenus par l'organisation et s'assurer qu'il demeure à jour.
Étape 5:
Étape 4:
Étape 5:
Détruire les renseignements personnels lorsque la finalité de leur collecte est accomplie, ou les anonymiser pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes, sous réserve des conditions et d’un délai de conservation prévus par une loi.
Étape 6:
Étape 4:
Étape 5:
Rédiger une politique de confidentialité afin de créer votre propre politique adaptée à votre réalité.
Étape 7:
Étape 7:
Étape 7:
Faire réviser la politique par un·e avocat·e.
Étape 8:
Étape 7:
Étape 7:
Rendre publique la politique en l'affichant sur le site web de l'organisation.
Étape 9:
Étape 7:
Étape 10:
Réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) lorsque la Loi l’exige, par exemple avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec.
Étape 10:
Étape 10:
Étape 10:
Informer l’équipe responsable de l’entretien, de la mise à jour ou du développement de ses systèmes informatiques, des nouveaux besoins d’affaires qui sont mis en place en lien avec le droit a la portabilité des renseignements personnels,
à savoir :
-Que les systèmes informatiques permettent de communiquer, sur demande d’une personne concernée, un renseignement personnel informatisé recueilli auprès d’elle, et ce, dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
-Que cette communication puisse également se faire à une personne ou à un organisme autorisé par la Loi à recueillir le renseignement, à la demande de la personne concernée.
Étape 11:
Étape 10:
Étape 11:
Préciser les rôles et responsabilités des membres du personnel impliqué·e·s dans la protection des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie (qui a accès à quoi ?).
Étape 12:
Étape 10:
Étape 11:
S'assurer de former son personnel pour qu’il développe les bons réflexes en matière de protection des renseignements personnels.